วิธีสร้างใบแจ้งหนี้ Pro Forma

ใบแจ้งหนี้ Pro Forma คล้ายกับใบแจ้งหนี้การค้าจริงที่ส่งไปยังลูกค้าที่ขอชำระค่าสินค้าและบริการ ความแตกต่างคือใบแจ้งหนี้ Pro Forma มีให้กับผู้ซื้อที่มีศักยภาพก่อนที่จะสรุปข้อตกลง ได้รับการออกแบบมาเพื่อให้คุณซึ่งเป็นผู้ขายสามารถสรุปความมุ่งมั่นของคุณในการขายผลิตภัณฑ์หรือบริการจำนวนหนึ่งในราคาที่กำหนดได้ Pro Forma ทำหน้าที่เป็นใบเสนอราคาโดยบอกผู้ซื้อในอนาคตว่าคุณกำลังเสนออะไรและสะกดเงื่อนไขการขาย นอกจากนี้ยังสามารถใช้ใบแจ้งหนี้ Pro Forma เพื่อสนับสนุนคำขอสินเชื่อจากสถาบันการเงินของผู้ซื้อรวมทั้งเจ้าหน้าที่ศุลกากรในการคำนวณอากรและภาษี

1

กำหนดราคาและเงื่อนไขการขายของข้อตกลงในอนาคตที่คุณได้จัดเตรียมไว้อย่างไม่แน่นอนกับผู้ซื้อ คำนึงถึงต้นทุนเพิ่มเติมทั้งหมดที่คุณอาจต้องเสียในฐานะผู้ขายโดยเฉพาะอย่างยิ่งหากสินค้าที่ขายจะถูกส่งออกไปยังประเทศอื่น รวมค่าขนส่งหรือการขนส่งอื่น ๆ คลังสินค้าประกันภัยภาษีและค่าธรรมเนียมและอากรศุลกากร ข้อมูลนี้ถือเป็นข้อเสนอที่มีผลผูกพันในการขายสินค้าหรือบริการภายใต้เงื่อนไขที่กำหนดดังนั้นให้กรอกข้อมูลให้ครบถ้วนและถูกต้องที่สุด

2

สร้างใบแจ้งหนี้ Pro Forma ของคุณโดยใช้ใบเสนอราคาหรือรูปแบบใบแจ้งหนี้ทางการค้า ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการพิมพ์คำว่า "Pro Forma Invoice" อย่างชัดเจนที่ด้านบนของหน้า ระบุชื่อนามสกุลและที่อยู่ทางไปรษณีย์สำหรับคุณ (ผู้ขาย) และผู้รับใบแจ้งหนี้ (ผู้ซื้อที่คาดหวัง) พร้อมกับวันที่สร้างใบแจ้งหนี้ หากข้อตกลงมีผลในวันที่กำหนดให้ระบุวันที่นั้นด้วยโดยใช้วลีเช่น "ข้อกำหนดมีผลถึงวันที่ 31 มีนาคม 2013" หรือ "ข้อกำหนดอาจมีการเปลี่ยนแปลงหลังจากวันที่ 31 มีนาคม 2013"

3

สรุปรายการหรือประเภทของบริการที่ครอบคลุมโดยใบแจ้งหนี้ Pro Forma อย่างชัดเจน แยกรายการสินค้าหรือผลิตภัณฑ์แต่ละรายการและระบุจำนวนสินค้าแต่ละรายการที่คุณนำเสนอ ใส่รายละเอียดอธิบายที่จำเป็นอื่น ๆ เช่นขนาดสีหมายเลขรุ่นหรือข้อมูลเฉพาะอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการขาย ตัวอย่างเช่นหากคุณขายลูกบอลคุณอาจระบุ "ลูกบอลของเด็กยางแดงเส้นผ่านศูนย์กลาง 2 นิ้วจำนวน 12 ลูก" เป็นบรรทัดเดียวในใบแจ้งหนี้ สำหรับการจัดส่งไปนอกสหรัฐอเมริกาให้ระบุประเทศต้นทาง - ที่ผลิตสินค้าแต่ละชิ้นเพื่อให้เป็นไปตามข้อกำหนดของศุลกากรและการนำเข้า / ส่งออก

4

ระบุเงื่อนไขทางการเงินและการจัดส่งของข้อตกลงที่เสนอ Pro Forma ควรระบุประเภทของสกุลเงินที่จะใช้ให้ชัดเจนเช่นดอลลาร์สหรัฐยูโรฟรังก์สวิสรวมถึงเงื่อนไขการชำระเงิน นอกจากนี้คุณควรรวมต้นทุนต่อหน่วยสำหรับสินค้าแต่ละรายการและยอดรวมสำหรับสินค้าแต่ละประเภท สำหรับลูกบอลเด็กสีแดงรายการที่สมบูรณ์ในใบแจ้งหนี้ Pro Forma จะอ่านได้ดังนี้ลูกบอลของเด็กยางสีแดงเส้นผ่านศูนย์กลาง 2 นิ้วผลิตในสหรัฐอเมริกาลูกละ 12 ลูก @ $ 1.50 = $ 18.00

5

ลงชื่อและลงวันที่ใบแจ้งหนี้ Pro Forma ของคุณ บล็อคลายเซ็นของคุณควรมีชื่อนามสกุลและตำแหน่งหรือตำแหน่งภายใน บริษัท ดังนั้นผู้รับจึงมั่นใจได้ว่าคุณอยู่ในตำแหน่งที่ได้รับอนุญาตให้เสนอขาย