ไอเดียการยื่นและองค์กร

เท่าที่คุณอยากจะเชื่อว่าคุณอยู่ในยุคดิจิทัลอย่างสมบูรณ์ยังคงมีการใช้เอกสารกระดาษมากมายทุกวัน สัญญาส่วนใหญ่ต้องใช้ลายเซ็นต้นฉบับเป็นหมึกใบแจ้งหนี้และใบส่งสินค้าจะพิมพ์และจัดส่งพร้อมกับทุกคำสั่งซื้อและเอกสารการเสนอราคาปกติจะพิมพ์และผูกเป็นเล่ม คุณต้องใช้แนวคิดในการจัดเก็บและจัดระเบียบเพื่อให้แน่ใจว่าคุณสามารถเข้าถึงเอกสารสำคัญได้อย่างง่ายดาย

กำลังเก็บถาวร

หากคุณอนุญาตให้ผสมไฟล์ที่ใช้งานอยู่กับไฟล์ที่เก็บถาวรนั่นอาจทำให้การค้นหาเอกสารปัจจุบันยากกว่าที่จำเป็น สร้างระบบจัดเก็บเอกสารสองระบบภายในตู้เก็บเอกสารของคุณ ทำให้ส่วนบนของไฟล์ที่ใช้งาน cabinet ของคุณและส่วนล่างของไฟล์ที่เก็บถาวรของคุณ ไฟล์ที่เก็บถาวรของคุณจะต้องใช้พื้นที่มากขึ้นดังนั้นควรเพิ่มพื้นที่ลิ้นชักในตู้เก็บเอกสารของคุณสำหรับไฟล์เหล่านั้น วางไฟล์ที่ใช้งานอยู่ที่ด้านบนของตู้เพื่อให้เข้าถึงได้ง่ายและวางไฟล์ที่เก็บถาวรไว้ที่ด้านล่าง

การเข้ารหัสสี

เมื่อคุณมองไปที่ลิ้นชักตู้เอกสารที่เต็มไปด้วยโฟลเดอร์ของมะนิลาพวกเขาก็จะดูเหมือนกันหมด วิธีหนึ่งที่คุณสามารถค้นหาไฟล์ที่เหมาะสมได้ง่ายขึ้นคือการใช้ระบบการเข้ารหัสสีในโฟลเดอร์ไฟล์ของคุณ คุณสามารถซื้อสติกเกอร์สีสำหรับโฟลเดอร์ไฟล์ของคุณได้ที่ร้านขายอุปกรณ์สำนักงานทุกแห่ง คุณสามารถใช้สีเพื่อกำหนดแผนกต่างๆแยกความแตกต่างของไฟล์ทางการเงินจากที่ไม่เกี่ยวกับการเงินหรือทำลายไฟล์ตามความรับผิดชอบของผู้บริหาร เพื่อช่วยให้ผู้อื่นใช้ระบบการเข้ารหัสสีของคุณให้สร้างคำแนะนำบนกระดาษธรรมดาขนาด 8 1/2 นิ้วคูณ 11 นิ้วที่มีสติกเกอร์ติดอยู่พร้อมกับสิ่งที่สติกเกอร์หมายถึงเพื่อเป็นตัวแทน

โฟลเดอร์ย่อย

หากคุณมีข้อมูลที่สามารถแยกออกเป็นหมวดหมู่ย่อยได้ง่ายคุณควรใช้โฟลเดอร์ย่อยเพื่อช่วยจัดเก็บข้อมูลนั้น ตัวอย่างเช่นหากคุณมีชุดไฟล์สำหรับแต่ละสถานะ 50 รัฐให้ใช้โฟลเดอร์ย่อย 50 โฟลเดอร์เพื่อแยกข้อมูลในระบบการจัดเก็บของคุณ โฟลเดอร์ย่อยสามารถช่วยคุณแยกใบแจ้งหนี้ที่ใช้งานอยู่ออกจากใบแจ้งหนี้ที่ชำระเงินแยกบันทึกบุคลากรแผนกต่างๆหรือเก็บข้อมูลทั้งหมดสำหรับใบสั่งซื้อแต่ละรายการที่จัดกลุ่มเข้าด้วยกันตามหมายเลขใบสั่งซื้อ

จัดให้เป็นระเบียบ

สร้างกฎสำนักงานที่อนุญาตให้บุคคลที่กำหนดเพียงกลุ่มเล็ก ๆ เท่านั้นที่สามารถดึงไฟล์และใส่ไฟล์กลับเข้าไปในตู้ได้ หากคุณอนุญาตให้ใครก็ตามใน บริษัท เข้าถึงไฟล์ได้ในที่สุดระบบการจัดเก็บจะถูกละเว้นและจะเกิดความสับสน อนุญาตให้เฉพาะบางคนที่รู้จักระบบดึงไฟล์สำหรับผู้ที่ต้องการและส่งคืนไฟล์เมื่อดำเนินการเสร็จสิ้น